Salão de beleza: 10 funções que seu software de gestão deve ter

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Por Ana Barciela

Como já adiantávamos em publicações anteriores para uma correta gestão de clínicas de estética é recomendável contar com um bom programa software que nos facilite ter uma radiografia completa da situação do negócio. Diariamente.
Diante das grandes possibilidades de softwares que podemos achar no mercado, devemos tentar procurar aquela que melhor se adapte as nossas necessidades. Fundamentalmente, vamos a defini-las em função do tamanho do nosso negócio, é dizer, volume de vendas ou clientes que atendemos, número de centros ou salões com os que contamos e número de profissionais ao nosso serviço.
Como é óbvio, as necessidades em termos de equipamentos e sistemas de gestão para clinícas de estética vão a mudar de um centro para outro, entretanto, é imprescindível que seu software conte com as seguintes funcionalidades:

Agendamento de clientes
Uma agenda que reserve os agendamentos dos seus clientes nao é suficiente para manter o controle e administração do seu espaço de beleza. Obviamente uma agenda deve cumprir as características de uma agenda, entretanto, é igualmente importante ser o coração do seu negócio.
Como assim? Se tudo o que acontece na sua clínica de estética passa pela agenda, você nao acredita que toda a informação gerada pela mesma não poderia ser útil para conhecer melhor o comportamento dos clientes? Há alguns sistemas de gestão que oferecem uma agenda visual e inteligente, capaz de realizar um seguimento em tempo real de agendamentos por profissional e por nível de ocupação da agenda.

Cadastros e Ficha de clientes
Com uma recolhida de dados mais completa, os sistemas de gestão permitem que recuperemos os dados no momento preciso. Com sistemas inteligentes de identificação tanto por telefone, nome ou qualquer outro código assignado, podemos accesar aos históricos dos nossos clientes e saber quais foram os serviços que solicitaram anteriormente ou qual é o gasto meio que fazem no salão, etc. O que facilita uma maior interatividade com o cliente, possibilitando a criação de promoções a medida.

Controle de caixa
Com a gestão de faturamento, diminuímos as possibilidades de erros nos fechamentos de caixa diários e trimestrais. Sem dúvida alguma, se você quere contar com uma boa rentabilidade do seu negócio e fazer um bom seguimento e controle de custos. Vai a precisar ter um sistema de gestão – de preferência especialmente desenvolvido para clinicas estéticas – que facilite a gerencia das suas contas.

Gestão de comissões
No mundo da estética, as comissões são grandes aliadas da motivação dos nossos funcionários. Contar com um sistema que ofereça relatórios de comissões pode facilitar seu dia a dia. De esta forma é mais fácil seguir um controle sobre o atendimento a clientes ou as comissões por vendas de produtos ou serviços, em função de qual seja a nossa política de retribuição definida.

Gestão de pacotes pré-pagos de tratamentos
Uma das estratégias de marketing mais efetivas nas clínicas estéticas, salões de beleza ou serviços de home care é a possibilidade de vender pacotes de tratamentos estéticos. Esse recurso conta com diversos pontos positivos: você capitaliza de uma só vez o valor de todas as sessões incluidas no pack, permitindo ter uma maior fluidez de caixa.
Essa tática também reduz a falta de disciplina de alguns clientes em seguir os tratamentos até o final; se seus clientes têm sessões disponíveis, com certeza os utilizarão. Isso é ótimo para você, já que consegue finalizar tratamentos completos para obter os melhores resultados “antes e depois”
Apesar de todas essas vantagens, se você não conta com um sistema que permita vender e administrar as sessões disponíveis e usadas por cada cliente, seu caixa e sua gestão de clientes pode ser caótica. Um sistema deve permitir visualizar todo o tempo os packs dos seus clientes, descontá-los diretamente do ticket ou comanda, transferi-los, acrescentar ou reduxir sessões e tudo aquilo que sua necessidade mandar.

Acesso de qualquer lugar
Seu sistema de gestão deve ser online! Somente assim, você poderá controlar seu negócio, esteja na clínica, em uma reunião ou de férias. Além do mais, os sistemas que trabalham com Cloud Computing estão totalmente livres de vírus, armazenam seus dados de maneira segura e são alvo de melhoras constantes. Aqueles sistemas que exigem instalação são extremamente vulneráveis e é bastante provável que você abra seu salão de beleza um dia e tenha perdido todos os dados dos seus clientes. Socorro!

Estatísticas e relatórios
Você sabe qual é o produto e tratamento mais vendido no seu negócio? E o ranking de melhores clientes? Você sabe exatamente onde está perdendo clientes? Essas perguntas não podem ser respondidas por suposições, você deve conhecer os números por detrás de tudo isso para ser capaz de tomar decisões corretas. Sendo assim, o software de gestão ideal deve oferecer uma grande quantidade de estatisticas, gráficos e relatórios que te permitam medir a temperatura do seu negócio e remediar quando conveniente.

Controle de estoque
Quem nunca quase teve um ataque de coração ao ver que um produto de uso interno acabou? E quando aquele seu produto estrela acaba de repente e você perde vendas por nao dispor de mais items no estoque? É muito importante levar um controle acirrado dos artigos que você precisa para seus próprios serviços, assim como para venda.
Os programas de gestão e marketing normalmente contam com ferramentas que te permitem administrar a quantidade de produtos que você dispõe em estoque, além de avisar quando há produtos a ponto de acabar. Saiba de forma certa quando é a hora de fazer um novo pedido, assim como quais foram os pedidos que chegaram em promoção, os que tiveram maior rentabilidade ou melhor recepção entre as clientes. Se você almeja ter o mínimo de desperdícios e tirar o melhor rendimento dos seus produtos, o seu software tem que contar com um bom controle de stock.

Usuários ilimitados
Todos, ou pelo grande parte dos profissionais de estética, trabalham em equipe, mesmo aquelas esteticistas que oferecem serviços home care. Por essa razao eu sistema deve permitir o registro de quantos usuários seu negócio necessite.

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